לכל אירוע יש לנו שורה של ספקים שאמורים לספק לנו את שירותיהם כדי שהאירוע כולו יהיה מוצלח, נעים ומקסים.
יש לנו את האולם של האירוע אותו אנחנו אמורים לבחור בהתאם לסוג האירוע, האופי שלו והרכב המוזמנים הצפוי. מלבד זאת אנחנו צריכים לחשוב על התפאורה של האירוע שגם את זה יש מי שאמור לבצע עבורנו. אנחנו צריכים לחשוב על האוכל שיוגש באירוע ואנחנו גם חייבים לשים לב לשאר הפרמטרים כמו הצלם שינציח עבורנו את האירוע, המוסיקה שתנעים את האירוע ולמעשה כל מי שאנחנו זקוקים לו כדי ליצור את הקונספט המושלם של האירוע.
איך בוחרים את הספקים לאירוע?
אז איך למעשה מחליטים מי יהיה איש המקצוע אשר אותו אנחנו נבחר?
הדבר הראשון שצריך לעשות זה למעשה להגיע להחלטה מה יהיה ההיקף שלך האירוע ולמי הוא יהיה מיועד. כלומר כמה מוזמנים אנחנו נרצה להזמין לאירוע ובאיזה סדר גודל אנחנו רוצים לחגוג אותו. מלבד זאת חשוב מאוד להגדיר מסגרת תקציב שאנחנו רוצים לייעד עבור האירוע. אף פעם לא כדאי להתפרע וללכת על אירוע בלי לחשב ובלי לבדוק עלויות. גם אם כבר החלטתם ללכת על גדול, עדיין חשוב להיות עקביים ולהישאר במסגרת שהחלטנו עליו מראש.
גם אם בא לנו להרשים באירוע מפוצץ, אנחנו ממש לא יכולים להרשות לעצמינו חריגה מהמסגרת האפשרית. כי לכל אירוע יש גם מחר. אחרי שהחוגגים כולם ישכחו בכלל מהאירוע אנחנו עוד נצטרך להתמודד עם התשלומים. על כן, עמידה במסגרת היא הכרחית כדי שלא נמצא את עצמינו לאחר האירוע מתחרטים על ההשקעה החפוזה שנעשתה ללא מחשבה.
בחירה נכונה באנשי מקצוע
אירוע בריתה או כל אירוע אחר מחייב היערכות נכונה ומושכלת מבחינת הבחירה באנשי השירות ואנשי המקצוע השונים שאת שירותיהם אנחנו צריכים לאירוע שלנו.
הדבר הראשון שצריך לזכור זה שיש היום הרבה מאוד נותני שירות בכל תחום ובכלל זה גם בתחום ההפקה. יש היום הרבה אירועים, הרבה יותר מכפי שהיו בעבר. אירועי בריתה למשל זה לא משהו שהיה בעבר. כך גם אירועים עסקיים לרוב, מסיבות מסוגים שונים, כל אלו הביאו לעולם הרבה נותני שירות ומפיקים מכל הסוגים. על כן, אם אתם רוצים ליהנות מאירוע מוקפד שאכן יהיה מושלם ויעניק לכם את המענה המדויק לצרכים שלכם, אתם חייבים לברר היטב מיהו איש המקצוע ומה עומד מאחוריו.
- ניסיון – הניסיון זה אחד הדברים הכי חשובים שבעל מקצוע מתחום ההפקה יכול להציע לכם. ככל שהוא יהיה ננוסה יותר הרי שהאירועים שהוא יפיק יהיו איכותיים ומשובחים יותר.
- וותק – כנ"ל. הוותק תרום רבות למקצוענות. מעבר לכך הוותק מפגיש את המפיק באירועים מסוגים שונים שיאפשרו לו להתאים לכל לקוח את האירוע המותאם באופן מלא על פי מידותיו.
